Oft wird der Lieferschein vernachlässigt – mit fatalen Folgen

Jedes Handels- und Produktionsunternehmen sollte seine Waren-Eingangsrechnungen ausnahmslos mit dem Lieferschein abgleichen. Doch in der Praxis unterbleibt das immer wieder. Die Folgen können gravierend sein.

Rügepflicht des Kaufmanns (§ 377 HGB) unterlassen: „Wer schweigt, ist einverstanden“ ist der Grundsatz unter Kaufleuten.  Nach zwei Wochen noch ohne Grund zurücksenden – das können amazon-Kunden, Sie als B-2-B-Kunde können das nicht. Wenn unvollständig oder mangelhaft geliefert wurde, muss sofort gerügt werden.

Überhöhte, unberechtigte oder doppelte Rechnungen bezahlt: Wenn der Abgleich mit dem Lieferschein unterbleibt, besteht die Gefahr, dass überhöhte, unberechtigte oder doppelte Rechnungen bezahlt werden.

Warum unterbleibt die Kontrolle von Lieferscheinen dann so oft? Die beliebtesten Ausreden von Buchhaltern sind: „Die Leute in der Warenannahme schicken mir den Lieferschein nicht schnell genug. Ich muss aber die Rechnung möglichst schnell bezahlen, um noch Skonto abziehen zu können.“ Oder: „Die in der Warenannahme sind personell unterbesetzt und können die Ware im Moment gar nicht auspacken, deswegen kriege ich den Lieferschein auch nicht. Zahlen muss ich aber trotzdem.“ All das sollten Sie nicht durchgehen lassen.

Fazit: Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Unternehmen konsequent die Über­einstimmung von Lieferung und Lieferschein sowie Lieferschein und Rechnung kontrolliert wird. Verbieten Sie, dass Warenlieferungs-Rechnungen bezahlt werden, die nicht anhand des Lieferscheins geprüft wurden.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Finanzbuchhalter für München

So verbuchen Sie Ihre 2013er-Geschenke richtig

Die unterschiedlichen Arten von Geschenken an Geschäftspartner bzw. potentielle Kunden sollten Sie kennen. Zur Er­klärung ein Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen machte 2013 folgende Geschenke:

  1. 200 Taschenlampen mit Werbeaufdruck für 15 Euro brutto, die an potenzielle Kunden auf einer Messe verschenkt wurden,
  2. je eine Flasche Champagner zum Stückpreis von 39 Euro brutto zum Geburtstag ausgesuchter Geschäftspartner,
  3. drei Flaschen Wein für jeweils 35 Euro brutto zu Weihnachten an ausgesuchte Geschäftspartner,
  4. Regenschirme (Stückpreis 7,99) mit Werbeeindruck, die auf einer Messe verteilt werden.

So verbucht das Unternehmen diese Geschenke richtig:

  1. Taschenlampen auf der Messe: ein Grenzfall. Einerseits könnte man Steuer­pflicht annehmen, da die Streuwerbeartikelgrenze von zehn Euro netto überschritten ist, andererseits steht der Werbeeffekt für die Firma im Vordergrund, sofern die Empfänger noch nicht Kunden sind. Hier kann man diskutieren. Vorsichtshalber sollte man die Steuerpflicht beim Empfänger einkalkulieren.
  2. Champagner zum Geburtstag: nicht steuerpflichtig, weil persönliches Ereignis und Grenze von 40 Euro brutto eingehalten.
  3. Weinflasche an Weihnachten: steuerpflichtig, weil Weihnachten kein persönliches Ereignis ist.
  4. Regenschirme: nicht steuerpflichtig, da Streuwerbeartikel (unter zehn Euro).

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für München

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Nicht einmal den Kaminkehrer darf man bar bezahlen

Haushaltsnahe Dienstleistungen kann man nur dann absetzen, wenn sie bargeldlos, also per Überweisung, EC-Karte oder Lastschrift bezahlt wurden. In einem aktuellen Fall hatte sich jedoch ein Schornsteinfeger geweigert, Geld per Überweisung entgegenzunehmen. Er beharrte ausnahmslos auf Barzahlung sofort nach Leistungserbringung.

Pech für die Hausbesitzer: Auch ein kompromissloser bargeldverliebter Schornsteinfeger rechtfertigt keine Ausnahme vom Bargeldlos-Gebot. Ergebnis: Bar bezahlte Schornsteinfeger­kosten sind nicht als „Haushalts­nahe Dienstleistungen“ absetzbar. (BFH, 30.07.13, VI B 31/13, juris)

Entwarnung für Vermieter:
Der Zwang zur Überweisung gilt nur beim selbst genutzten Einfamilienhaus. Bezahlt man bei einer vermieteten oder betrieblichen Immobilie die Putzfrau, den Schornsteinfeger, den Gärtner oder einen Handwerker in bar, ist das unschädlich. Das heißt, der Werbungskosten-  bzw. Betriebsausgabenabzug ist möglich.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für München

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So delegieren Sie erfolgreich

Wer alles selber machen will, wird Gefangener von 70-Stunden-Wochen und versperrt seinem Unternehmen die Chance auf eine positive Entwicklung. Delegieren ist die Voraussetzung für erfolgreiches Wachstum. Durch Delegation gewinnen Sie Zeit, um sich mit Dingen zu beschäftigen, die über das Alltagsgeschäft hinausgehen. Zum Beispiel mit der Zukunft Ihrer GmbH. Aber auch das Delegieren muss man richtig anpacken.

1. Analyse des betreffenden Aufgabenbereichs: Ein erfreulicher Neben­effekt dieser genauen Analyse ist das Hinterfragen eingefahrener Arbeitsroutinen. Oft stellt sich dann heraus, dass diese problemlos zu vereinfachen sind. Alleine das genaue Hinsehen lässt Sie neue Ansätze zur Erledigung und Aufteilung entdecken.

2. Auswahl des richtigen Mitarbeiters: Sie müssen klären, für welche Aufgabe Sie welche Qualifikation suchen. Dazu muss die zu delegierende Aufgabe also erst einmal klar formuliert sein. Das macht deutlich, welche Fähigkeiten für deren Erfüllung notwendig sind.

3. Gegenseitiges Vertrauen ist Voraussetzung fürs Delegieren: Wenn Sie eine Aufgabe an einen Mitarbeiter delegieren, dann tun Sie das im Vertrauen darauf, dass dieser alles tun wird, um die Aufgabe optimal zu erfüllen. Ihr Mitarbeiter wird umgekehrt darauf vertrauen, dass Sie ihm keine Aufgabe übertragen, die er nicht erfüllen kann. Er muss sich „trauen“ dürfen, Sie anzusprechen, sobald Schwierigkeiten oder Unklarheiten auftauchen. Umgekehrt sind Sie dem Mitarbeiter schuldig, ihm Feedback darüber zu geben, ob Sie mit der Erledigung der abgegebenen Aufgabe zufrieden waren.

Vorteile des Delegierens: Sie erhöhen die Qualität Ihrer Arbeit, weil Sie sich auf Ihre Führungs­aufgaben konzentrieren können. Und Sie erhöhen die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Denn durch Delegieren wird deren Arbeitsplatz interessanter und abwechslungsreicher. Sie nutzen die Potenziale vieler. Das Wissen in Ihrem Unternehmen wird damit auf eine breitere Basis gestellt.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für München

Wie Sie kurz vor Jahresende sinnvoll Steuern sparen

Kurz vor Jahresende können Sie noch sinnvoll Steuern sparen, wenn Sie Krankenversicherungs-Beiträge für 2013 vorauszahlen. Das Steuergesetz erlaubt es, maximal das Zweieinhalbfache an Krankenversicherungs-Beiträgen vorauszuzahlen und sofort abzusetzen. (§ 10 Abs. 1 Nr. 3 Satz 4 EStG

Es kann sich steuerlich lohnen, alle zwei Jahre das Doppelte zu zahlen und dann ein Jahr auszusetzen. Wenn man zum Beispiel also in geraden Jahren immer die Krankenversicherungsprämie für das Folgejahr vorauszahlt, erreicht man dadurch in den ungeraden Jahren das Absetzen von Berufsunfähigkeit-, Unfall-, Haftpflicht- und Risikoversicherungen, die sonst wegen Überschreitens der Höchstgrenze unter den Tisch fallen.

Der Hintergrund: Man kann entweder maximal 2.800 Euro für Kranken-, Pflege-, Berufsunfähigkeit-, Unfall-, Haftpflicht- und Risikoversicherungen absetzen oder aber nur den Basiskrankenversicherungsschutz (ohne Komfortleistungen) und die Pflegeversicherung, das aber ohne Beschränkung (§ 10 Abs. 4 EStG). Wer also höhere Krankenversicherungsbeiträge zahlt, kann diese zwar absetzen, aber alle anderen oben genannten Versicherungen fallen dann unter den Tisch.

Diesen Effekt kann man durch die Voraus­zahlung vermeiden, weil man dann im nächsten Jahr ohne Krankenversicherungsbeiträge die vollen 2.800 Euro frei hat.

Zahlenbeispiel: Stefan (ledig + selbständig) zahlt für seine private Krankenversicherung monatlich 500 Euro, davon 100 Euro für Komfortleistungen (Einbettzimmer usw.). Außerdem zahlt er im Monat 230 Euro für eine Risiko-Lebensversicherung. Stefan zahlt 2012 (und alle folgenden geraden Jahre) die Krankenversicherungs-Beiträge für das Folgejahr voraus und kann in geraden Jahren 9.600 Euro absetzen (Basisschutz 400 Euro x 24). Dadurch erreicht er in den ungeraden Jahren den Abzug seiner Lebensversicherung (2.760 Euro), die sonst unter den Tisch gefallen wäre. Der Trick spart also alle zwei Jahre bis zu 1.222 Euro Steuern.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für München

So sichern Sie sich die Steuerfreiheit für EU-Exporte

Der CMR-Frachtbrief ist ein international vereinheitlichtes Dokument für die Versendung von Gütern über Speditionen. Das Feld 24 dieses Frachtbriefs enthält eine Empfangsbestätigung des Empfängers. Eine Unterschrift in diesem Feld ist zwar keine zwingende materielle Voraussetzung für die Umsatzsteuerbefreiung, es sollte aber für „Zweifelsfälle“ ausgefüllt sein.

Tipp: Lassen Sie sich also am besten stets den CMR-Frachtbrief mit ausgefülltem und unterschriebenem Feld 24 zurückfaxen bzw. -mailen.

Denn ein Zweifelsfall tritt schnell auf: Nämlich immer dann, wenn ein Finanzbeamter zu Ihnen kommt und zweifelt.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für München

Tipps zur Weihnachtsfeier 2012

Den Betriebsausgabenabzug haben Sie für die Kosten der Feier stets in voller Höhe und unbegrenzt. Das ist nie das Problem. Fallstricke lauern an ganz anderen Stellen:

Lohnsteuer vermeiden: Die Teilnahme an der Weihnachtsfeier kostet Ihre Mitarbeiter keine Lohnsteuer, wenn die Kosten je Arbeitnehmer maximal 110 Euro betragen. Wohlgemerkt: Je Arbeitnehmer, nicht je Teilnehmer. Wenn also Arbeit­nehmer Angehörige mitbringen, müssen Sie erst die Kosten je Teilnehmer ausrechnen, dann jedem Arbeitnehmer die von ihm gebrachten Gäste zurechnen und dann die 110-Euro-Grenze prüfen.

110 Euro überschritten? Halb so schlimm! Es gibt die Möglichkeit, teure Weihnachtsfeiern mit 25 Prozent pauschal zu versteuern, wodurch auch Sozialversicherungsfreiheit eintritt. Das Gleiche ist dann notwendig, wenn zwar die 110 Euro je Arbeitnehmer eingehalten werden, aber es im Jahr 2012 insgesamt mehr als zwei Betriebsveranstaltungen gab. Steuerfrei sind nämlich maximal zwei pro Jahr möglich. Tipp: Für die Lohnsteuerpauschalierung sucht man sich nicht unbedingt die letzte, sondern stets die billigste Feier aus.

Mehrtägige Weihnachtsfeiern: Angenommen, Sie fahren mit Ihren Mitarbeitern über Nacht auf eine Skihütte o. ä., dann ist auch das lohnsteuerfrei, sofern Sie die 110-Euro-Grenze einhalten. (R 19.5 Abs. 3 Satz 2 LStR)

Kleine Geschenke auf der Weihnachtsfeier: Geschenke bis 40 Euro brutto werden in die 110-Euro-Grenze eingerechnet und bleiben somit lohnsteuerfrei, sofern insgesamt die 110 Euro eingehalten werden.

Teure Geschenke auf der Weihnachtsfeier: Geschenke über 40 Euro müssen Sie stets pauschal versteuern, dafür zählen sie aber bei der 110-Euro-Grenze nicht mit.

Weihnachtsgeschenke außerhalb der Weihnachtsfeier: Solche Weihnachtsgeschenke sind stets in voller Höhe lohnsteuer- und sozialver­sicherungspflichtig. Nur bei „Geschenken anlässlich einer Betriebsveranstaltung“ gibt es die Möglichkeit, die Lohnsteuer zu pauschalieren.

Goldmünzen als Weihnachtsgeschenk auf der Weihnachtsfeier?
Die steuer­günstigen Vorschriften gelten nur für Sachgeschenke. Man könnte zwar trefflich drüber streiten, ob eine Goldmünze eine Sache oder Geld ist, Finanz­ämter und Sozialversicherungsträger sehen Goldmünzen jedoch definitiv als „Geld“ an. Fazit: Keine Steuerfreiheit und keine Pauschalsteuer möglich.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für München

Wichtige Grenzbeträge im Steuerrecht

Grenzbeträge sind im Steuerrecht oft sehr wichtig und werden häufig durchein­andergebracht. Diese sollten Sie kennen:

Zehn Euro netto: Geschenke bis 10,00 Euro netto gelten als Streuwerbe­­artikel. Folge: Sie sind beim Empfänger nicht steuerpflichtig und man muss die Namen der Empfänger nicht notieren.

35 Euro netto: Diese Netto-Freigrenze gilt für Geschenke an Geschäftspartner. Geschenke dürfen höchstens bis zu dieser Grenze pro Kopf und Jahr als Betriebsausgabe abgezogen werden. Ein Cent darüber, und das Geschenk ist nicht abzugsfähig. Verpackungs- und Versandkosten erhöhen die Bemessungsgrundlage nicht. Vorsicht: Geschenke sind beim Empfänger steuerpflichtig! (ausgenommen Streuwerbeartikel bis zehn Euro; s. o.).

40 Euro brutto: Diese Grenze gilt für Geschenke an Mitarbeiter aus persönlichem Anlass (Geburtstag, Verlobung, usw.) und kann pro Jahr mehrfach genutzt werden. Ebenso muss diese Betragsgrenze zur Lohnsteuerfreiheit eingehalten werden bei Bewirtungen von Arbeitnehmern aus betrieblicher Veranlassung (zum Beispiel, um schnellere Weiterarbeit nach dem Essen zu gewährleisten).

44 Euro brutto: Diese Bruttofreigrenze gilt für steuerfreie Sachbezüge. Jeder Mitarbeiter kann im Monat maximal steuerfreie Sachbezüge (zum Beispiel Benzingutschein, Warengutschein) bis 44 Euro brutto erhalten. Ein Cent mehr und alles ist steuerpflichtig. 50 Euro: Seit 2004 veraltete Freigrenze.

72/75/80 D-Mark: Veraltete Grenzbeträge für Geschenke, die manche alten Buchhaltungshasen nur schwer aus dem Unterbewusstsein verdrängen können.

110 Euro brutto: Das ist die Bruttofreigrenze der maximalen Kosten je Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen (Weihnachtsfeier, Betriebsausflug usw.), bis zu der keine Lohnsteuer anfällt.

150 Euro netto: Das ist die Grenze für das geringwertige Wirtschaftsgut (GWG), wenn man die so genannte „Poolbewertung“ (von 150,01 bis 1.000,00 Euro netto) nutzen will.

150 Euro brutto: Für den Vorsteuer­abzug sind bei Rechnungen bis 150 Euro brutto (Kleinbetragsgrenze) folgende Angaben entbehrlich: Nettobetrag, Mehrwertsteuerbetrag in Euro und Cent, Rechnungsempfänger, Rechnungs- und Steuernummer. Sehr wohl müssen aber vorhanden sein: Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsausstellers, Ausstellungsdatum, Bezeichnung der gelieferten Gegenstände und der Steuersatz (z. B. „19 % USt.“).

400 Euro brutto wie netto: Das ist die Obergrenze für den Monatslohn eines Minijobbers. Der vom Bundestag beschlossenen Anhebung auf 450 Euro muss der Bundesrat noch zustimmen.

410 Euro netto: Die alte und seit 2010 wahlweise wieder anwendbare Grenze für das geringwertige Wirtschaftsgut.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für München